Koristne računovodske informacije in podatki
Na začetku odpiranja s.p. ste označeni kot davčni nezavezanci in niste obvezani k mesečnem obračunavanju DDV. Vendar v primeru večje investicije v zagon poslovalnice/trgovine priporočamo ali nakupa večje količine prodajnega blaga za zaloge, da se že na začetku, pred investicijo, prijavite v sistem DDV in postanete davčni zavezanec. seveda velja to le v primeru, da je vaš dobavitelj davčni zavezanec iz Slovenije.
Primer:
Dobavitelj (davčni zavezanec s sedežem v Sloveniji) Vam uredi ogrevanje v maloprodajni trgovini za znesek 10.000,00 EUR + DDV = 12.200,00 EUR za plačilo.
V kolikor niste davčni zavezanec, plačate 12.200,00 EUR in to je vaš strošek, ter na bančnem računu imate stanje manjše za 12.200,00 EUR
V koliko ste davčni zavezanec, vam izvajalec izda račun za 10.000,00 EUR po 76.a) členu in plačate mu 10.000,00 EUR. Stanje na bančnem računu je manjše za 10.000,00 EUR
V primeru, ko
- opravljate predvsem storitve in manj prodajate blago
- so vaše stranke predvsem fizične osebe in ne podjetja ter sp.
- ne presegate določenega prometa na letnem nivoju
V primeru, da želite prenehati z dejavnostjo oz. zapreti d.o.o. morate predhodno poravnati vse obveznosti. V ostalih primerih je postopek dolgotrajnejši in povezan z dodatnimi stroški. Samostojni podjetnik mora ob vsaki statusni sprememb izdelati in predati "Davčni obračun akontacije dohodnine od dohodka iz dejavnosti" na Davčno upravo in "Bilančne izkaze" na AJPES. Ob prenehanju samostojni podjetnik poda tudi izjavo o poravnavanju odprtih obveznosti.
Zaradi potreb računovodskega in davčnega nadzora in morebitnih sporov, moramo poslovno dokumentacijo hraniti za določen čas, morda pa tudi trajno. Knjigovodske listine se hranijo v izvirnikih na papirju ali pri računalniškem oziroma mikrografskem obravnavanju na nosilcih podatkov, na katere se prenašajo z izvirnikov. Ob upoštevanju ustreznih predpisov lahko podjetje samo določi, po kolikšnem času od dneva sprejetja in potrditve računovodskih izkazov bo shranilo poslovne knjige na elektronskem nosilcu, izvirne poslovne knjige pa uničilo.
Podjetje mora v svojih aktih opredeliti način hrambe knjigovodskih listin (v papirni obliki ali v obliki elektronskih zapisov). Tudi roke hrambe poslovne dokumentacije, povezane z davščinami, opredeli podjetje v svojih aktih, pri čemer upošteva ustrezne predpise.
Zakon o davku na dodano vrednost v 86. členu določa, da je davčni zavezanec dolžan hraniti vso prejeto in izdano dokumentacijo, še posebej pa:
- prejete in izdane račune
- dokumente o popravkih računov
- dokumente o opravljenem izvozu in uvozu
- finančno dokumentacijo
- dokumente na podlagi katerih je uveljavljal oprostitev DDV
- obračune DDV in vse druge knjigovodske listine, ki se kakorkoli nanašajo na promet blaga in storitev oziroma na uvoz blaga in so pomembni za obračunavanje in plačevanje DDV,
najmanj 10 let po poteku leta, na katero se te listine nanašajo.
Ne glede na prejšnji odstavek je davčni zavezanec dolžan dokumentacijo, ki se nanaša na obdavčevanje nepremičnin, hraniti najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanaša. Navedeno velja tudi za račune, ki jih davčni zavezanec prejme od oseb, ki so oproščene obračunavanja DDV. Dokumentacijo so dolžni hraniti tudi podjetniki in pravne osebe, ki niso zavezanci za DDV.
Zakon o gospodarskih družbah v 54. členu določa, da se morajo poslovne knjige enkrat letno zaključiti in da je treba poslovne knjige, bilanco stanja, izkaz poslovnega izida ter letna in poslovna poročila, hraniti trajno.
Trajno je potrebno hraniti tudi dokumentacijo, ki se nanaša na zaposlovanje (plačilne liste za zaposlene in ostalo zaposlitveno dokumentacijo).
V skladu s šestim odstavkom 32. člena Zakona o davčnem postopku mora oseba, ki je prenehala in je bila dolžna voditi poslovne knjige in evidence, ali njen pravni naslednik ob prenehanju obvestiti davčni organ, kje se hrani dokumentacija in kdo hrani dokumentacijo.